Comment déposer une FDES sur INIES ?

Enregistrement à l’unité

Enregistrement forfaitaire

• Pour effectuer une demande d’admission d’une FDES auprès du gestionnaire de la base INIES, l’organisme déclarant une FDES (syndicat, fabricant ou distributeur) doit créer un compte « gestionnaire » de déclaration.
• Il ne peut y avoir qu’un seul compte « gestionnaire » par organisme (il s’agit du premier compte créé pour l’organisme). Par la suite, le compte « gestionnaire » pourra créer des comptes « utilisateurs » qui pourront à leur tour déclarer des FDES.

A noter :

Le compte « gestionnaire » peut déclarer des FDES et il a accès à l’ensemble des FDES déclarées par ses comptes « utilisateurs ». Mais, les comptes « utilisateurs » n’ont accès qu’à leurs propres FDES déclarées.
Il est donc important de bien identifier au sein de l’organisme la personne en charge du compte « gestionnaire ».
Dans l’espace de consultation des FDES, le contact référent de la FDES qui sera renseigné dans le champ « organisme déclarant » est celui du compte qui a créé la FDES.

Création d’un compte « gestionnaire » de déclaration

Se rendre sur la page d’accueil → espace de déclaration et cliquer sur « s’inscrire ? »

Création d’un compte « utilisateur »

Une fois le gestionnaire connecté, il peut créer/supprimer des utilisateurs pour l’organisme déclarant, via l’onglet « gestion des utilisateurs ».

Etapes pour obtenir son/ses numéros d’enregistrement FDES :

1. Estimation par le déclarant du nombre de FDES qu’il va réaliser
2. Commande auprès de l’AFNOR du nombre d’enregistrements nécessaire (via l’envoi au programme INIES de l’Annexe A complétée)
3. Apposition du/des numéro(s) d’enregistrement sur la/les FDES et sur la/les attestation(s) de vérification

A noter :

• • • Les numéros achetés ne sont valables que pendant l’année civile courante et doivent être utilisés avant le 31 décembre.
    • Les FDES soumises et validées sont valables 5 ans.
    • Les FDES publiées sur la base INIES et validées sont modifiables par les déclarants: 2 types de modifications sont possibles (voir slide 16)

Lors de la demande de la mise en ligne d’une FDES, une fenêtre « présomptions d’anomalies » peut apparaître :

Un robot de cohérence est automatiquement lancé à chaque demande de mise en ligne de FDES. 

Ce robot a pour but de mettre en avant les incohérences sur les valeurs saisies (par exemple : la somme des phases du cycle de vie est différente de la colonne « Total cycle de vie »), et les anomalies potentielles au regard des valeurs comparatives issues de la même famille de nomenclature, pouvant être dues à des erreurs de saisies. 

Ces présomptions d’anomalies ne sont cependant en rien bloquantes dans la validation de la mise en ligne des FDES. Il est possible de consulter les résultats du robot et de modifier vos données numérisées avant la demande de mise en ligne. Il est également possible que les anomalies potentielles détectées ne soient pas justifiées, et donc de valider les valeurs telles qu’elles ont été saisies initialement. Il s’agit simplement d’un robot de cohérence qui permet d’alerter en cas de grosses différences avec les valeurs comparatives de la même famille de nomenclature, mais qui n’est pas une source exacte.

Types de modifications possibles

Mise à jour mineure

• Une mise à jour est dite mineure lorsque la définition de l’UF et les valeurs des indicateurs du tableau de résultats ne sont pas modifiées. Exemple : modifications éditoriales (erreur de frappe, etc.). Le produit n’est pas modifié et la date de validité de la FDES n’est pas changée.
• Aucun vérificateur habilité n’intervient. C’est donc le déclarant qui a toute la responsabilité sur la modification. Cependant, dans un but de traçabilité, le déclarant doit produire et enregistrer sur la base INIES un descriptif des modifications apportées

Mise à jour majeure

• Une mise à jour est dite majeure lorsqu’un point de contrôle de la vérification est modifié (exemple : modification d’une ou plusieurs valeurs des indicateurs du tableau de résultats). Ceci entraînera donc une nouvelle vérification et donc la sollicitation d’un vérificateur.
• Il y a 2 cas de mise à jour majeure :
  • Révision tous les 5 ans (à la fin de la période de validité)
  • En cours de période de validité, le déclarant peut choisir entre continuer sa période initiale ou repartir sur un cycle de 5 ans.

Effectuer une modification

Pour effectuer une modification de FDES, le déclarant doit dans son espace déclarant, onglet « Mes FDES », sélectionner dans ses FDES en ligne la FDES en question puis cliquer sur « Hors ligne pour modifications ».

 Une fenêtre demandant la raison de la modification de la FDES apparait alors.

Une fois la mise hors ligne confirmée, la FDES à modifier est disponible dans « FDES en cours de création« .

Une fois les modifications réalisées, il faut cliquer sur « Mise en ligne » pour mettre en ligne la mise à jour.